Wohnungseigentum und Jahresabrechnung

Der Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft muss als eine der wichtigsten Aufgaben, die Jahresabrechnung über die tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen erstellen. Diese gesetzlich vorgeschriebene Abrechnung muss vom Verwalter nach Ablauf eines jeden Kalenderjahres vorgelegt werden.

Zu Form und Inhalt der Jahresabrechnung bestimmt das Wohnungseigentumsgesetz keine Einzelheiten. Jedoch müssen gemäß § 28 Abs. 3 WEG bestimmte Grundlagen in der Abrechnung enthalten sein:

• In der gesetzlich vorgeschriebenen Jahresabrechnung müssen nur die tatsächlichen Ausgaben und Einnahmen eines Kalenderjahres ausgewiesen werden.
• Die Abrechnung stellt weder eine Bilanz noch eine Gewinn- und Verlustrechnung dar.
• In der Abrechnung erscheinen keine Verbindlichkeiten, Forderungen oder Rechnungsabgrenzungen.
• Die Jahresabrechnung gliedert sich in Gesamtabrechnung und Einzelabrechnungen für die einzelnen Wohnungseigentümer.
• Die Verteilung der Ausgaben und Einnahmen auf die einzelnen Wohnungseigentümer erfolgt mittel Verteilungsschlüssel, der gesetzlich vorgegeben oder abweichend vereinbart bzw. beschlossen werden kann.
• In die Jahresabrechnung ist die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage aufzunehmen, wobei die tatsächlichen Wohnungseigentümerzahlungen als Einnahmen darzustellen sind. Zudem müssen auch noch nicht geleistete, geschuldete Zahlungen angegeben werden.
• Auf der Jahresabrechnung auftauchende tatsächliche und geschuldete Zahlungen der Wohnungseigentümer auf die Instandhaltungsrücklage werden als sonstige Kosten verbucht.
• Die Gesamt- und die Einzelabrechnungen müssen vollständig, übersichtlich und für jeden Wohnungseigentümer nachvollziehbar sein.
• Die Gliederung in Einzelpositionen sollte inhaltlich dem Wirtschaftsplan entsprechen, um den Vergleich von tatsächlichen und veranschlagten Zahlen zu erleichtern.
• In der Jahresabrechnung muss neben der reinen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auch eine Vermögensübersicht des Verwaltungsvermögens ausgewiesen werden, in der Instandhaltungsrückstellungen, Forderungen und Verbindlichkeiten ersichtlich sind.
• Die Kontostände der Gemeinschaftskonten müssen jeweils zum Beginn und zum Ende des Abrechnungszeitraumes ersichtlich sein.

Über die Gesamtabrechnung und die Einzelabrechnung hat eine Beschlussfassung zu erfolgen, die rechtswirksame Zahlungspflichten begründet. Eine mehrheitlich beschlossene Abrechnung, die fehlerhaft ist und eventuell falsche Verteilungsschlüssel erhält, bedarf einer gerichtlichen Anfechtung, um ungültig erklärt zu werden. Ohne Anfechtung behält auch eine fehlerhafte, rechtswidrige, mehrheitlich beschlossene Jahresabrechnung ihre Gültigkeit und verpflichtet jeden Wohnungseigentümer zur Leistung eventueller Fehlbeträge.

Gemäß § 29 Abs. 3 WEG sollte durch einen gewählten Verwaltungsbeirat eine Prüfung der Jahresabrechnung erfolgen. Dabei muss sowohl auf die rechnerische, als auch auf die sachliche Richtigkeit z. B. im Bezug auf die verwandten Verteilungsschlüssel geachtet werden. Zudem hat jeder Wohnungseigentümer das Recht die Abrechnungsunterlagen auch nach erfolgter Beschlussfassung in der Wohnungseigentümerversammlung einzusehen.

Ein Verwalter, der die Jahresabrechnung gar nicht oder vorsätzlich verspätet vorlegt, kann aus eben diesem gewichtigem Grund von der Wohnungseigentümerversammlung abgemahnt und auch vorzeitig abberufen werden.